Avdekker konfliktar på fleire nivå

Om aktørane ikkje greier å rette opp skuta, kan Trivselshagen IKS bli historie. Jan Øhlckers rår i så fall eigarane til å ta sin del av buet og leige av kvarandre. – I ei slik løysing er det naturleg at fylkeskommunen tek kulturhuset og kommunen tek idrettsbygget, skriv han i ein rapport.

På eit ekstraordinært representantskapsmøte i juni i fjor
vart det valt nytt styre for Trivselshagen IKS. I same møte fekk styret ei
bestilling om å greie ut organisasjonsform og -struktur for selskapet.

Høgt konfliktnivå

Dette utgreiingsarbeidet er det Jan Øhlckers i Vidsyn
rådgiging som har stått for, og rapporten som han har laga er no
offentleggjort. I dette arbeidet har dagleg leiar orientert om drifta og stilt
dokumentasjon til rådvelde. I tillegg er det gjennomført intervju med 13
sentrale aktørar. Gjennom desse intervjua er roller og organisasjonskultur
kartlagt.

– Samarbeidsklimaet er dårleg og konfliktnivået høgt. Det er for det meste systemrelatert, men òg knytt til leiing og einskildpersonar, skriv han.

I rapporten vert det vist til ein del punkt i selskapsavtalen som ikkje er på plass, mellom anna overføring av grunn, avtale om bruk av areala og fordeling av årlege driftskostnader. Rapporten tilrår fleire tiltak for å rette dette opp.

– Er blitt ein hybrid

Ein gjennomgang av økonomi og tenester, med vurdering av
mellom anna kostnads- og inntektsfordeling, har ei rad døme på avvik frå det
som var intensjonen. IKS-et er ikkje lenger eit eigedomsselskap. I dag er det
ein hybrid med både eigedomsforvaltning og drift av fleire tenester.

– Eit typisk døme er kostnader ved drift av badeanlegget. Her blir løn til badevaktene ført på IKS-et, medan inntekta går uavkorta til kommunen. Tilrådinga er å reversere dette og bringe IKS-et attende til å bli meir eit eigedomsselskap. Ein konsekvens av det igjen er at utgifts- og inntektssida ved innhald og tenester må følgje kvarandre. Eit slikt grep vil redusere husleiga monaleg, meiner Øhlckers.

Svake sider dominerande 

Rapporten inneheld eit kapittel om strategisk analyse (SVOT)
som syner sterke og svake sider, opningar og truslar.

– Dei svake sidene ved eigarskapen er i dag dominerande. Det er her styret og dei andre aktørane må ta tak. Berre gjennom å løyse desse problema er det mogeleg å utnytte det store potensialet som ligg i felles eigarskap. Syretesten vil vere styret si evne til å gjennomføre mange av tilrådingane, heiter det i rapporten.

Det finst mange alternative styringsformer, men rapporten tilrår å halde fram med IKS-et, under føresetnad av at systemavvik vert retta opp. Om ein av eigarane ikkje er tilfreds med utviklinga, kan selskapsavtalen seiast opp og ein kan løyse opp selskapet.

– Eit unikt anlegg

I rapporten vert det understreka at anlegget som
Trivselshagen IKS rår over er unikt og funksjonelt. Eigedommen er veldriven og
godt teken vare på. Det er god kontroll på lover og reglar med rutinar for det aller
meste. Saman med Firda vidaregåande skule, Gloppen ungdomsskule og Nordfjord
Folkemuseum utgjer Trivselshagen ei lokal klynge der opplæring og kultur er
tett samanvevd. Eigarane har lagt til rette for ein «vinn-vinn» situasjon for
alle aktørar, både eigarar, leigetakarar, tilsette og sluttbrukarar.

– Eit godt samarbeid vil gje store synergivinstar, og klynga opnar dessutan for vidare utvikling og nytenking, skriv Jan Øhlckers.

Det er brei semje om at IKS-et er eit sentralt verktøy for ein vellukka Trivselshage, men IKS-er er ikkje noko mål i seg sjølv.

– At det ikkje er eit mål i seg sjølv gjer at alle aktørane med jamne mellomrom utfordrar selskapet sine formelle rammer. Det gjer arbeidet i IKS-et vanskeleg og krev stor grad av smidigheit, dialog og samarbeidsevne både frå styret, dagleg leiing og tilsette i selskapet. Auka formalisering og detaljregulering er neppe vegen å gå, men dei andre aktørane i Trivselshagen må samstundes syne respekt for at IKS-et har ei rolle som er definert av lov, selskapsavtale, ei rad føresegner og – ikkje minst - rammer sett av eigarane, peikar han på.

Samansett bilete

Det er mange døme på flott innhald, attraktive tilbod og
gode tenester i Trivselshagen. Arbeidet dei siste åra er brulagt med gode
forsett. Samstundes har ei rad problem og konfliktar svekka samarbeidet og
bremsa aktørane sin evne til nyskaping.

– Konfliktbiletet er samansett. Problema er for det meste systemrelatert, men delvis knytt til leiing og delvis til personar med manglande vilje til samarbeid. Inntektsstraumen er eit systemrelatert problem. Driftsutgiftene til IKS-et vert fordelt mellom eigarane, medan det etter kvart har utvikla seg ein - truleg uheimla - praksis der inntektene frå til dømes framleige av fellesareal uavkorta går til kommunen, opplyser konsulenten.

Auka bruk vert då til fordel for kommunen, men til ulempe for IKS-et. Det vert då òg til ulempe for fylkeskommunen gjennom fordelinga av husleiga.

– Ikkje akseptabelt

Eit leiingsrelatert problem er uklar rolleforståing. Eit
døme her er at leigetakarane og sluttbrukarane ikkje kjem samordna og
prioritert med sine ønske. Dette utfordrar dei rammene som eigarane, og særleg
kommunen, har sett for IKS-et.

– Her må leiarane både i kommunen og ved Firda vidaregåande skule ta eit mykje større ansvar. Dei må forplikte seg til å samordne og prioritere lojalt innanfor gjevne rammer og – ikkje minst - stå for det internt i eigen organisasjon, meiner Øhlckers.

Også styret og leiinga i IKS-et må leggje til rette for ein slik samordna prosess.

– Eit personsrelatert problem er manglande dialog og dårleg kjemi mellom sentrale personar. Fleire av dei er ikkje på talefot i det heile, trass i at dei har sitt daglege virke i anlegget. Det er sjølvsagt ikkje akseptabelt, skriv han.

Møteplassar for samarbeid

Rapporten inneheld meir enn tjue tilrådingar på deltema. Dei
viktigaste er:

• Å etablere gode prosessar og møteplassar for samarbeid

• Å fordele inntektene frå utleige av fellesareala

• Å få samsvar mellom driftskostnader og -inntekter

• Å overføre ei rekkje driftsoppgåver til kommunen og dermed
føre selskapet attende til å bli eit reint eigedomsselskap